Keuangan

Keuangan pondok terbagi dua:

• Tagihan dan Tabungan Santri: uang yang berhubungan dengan santri dan walimurid.
• Buku Kas, Hutang Piutang, dan Rencana Anggaran: pembukuan umum pondok.

Pembayaran walimurid memakai transfer manual: wali mengirim bukti, lalu bendahara memeriksa dan mengonfirmasinya.

Persiapan: Jenis Tagihan dan Rekening

Jenis Tagihan (Keuangan → Jenis Tagihan): klik Tambah, lalu isi Nama, Jenjang, Siklus (Bulanan atau Sekali), dan Nominal Default.

Rekening Bank (Keuangan → Rekening Bank): daftarkan rekening tujuan transfer. Centang Aktif (tampil di portal wali) agar rekening terlihat oleh walimurid.

Tagihan Santri

Menu: Keuangan → Tagihan Santri

Membuat tagihan

1. Klik Tambah.
2. Pilih Jenis Tagihan dan isi Periode dengan format tahun-bulan, misalnya 2026-07.
3. Kosongkan Nominal untuk memakai nominal default. Isi Jatuh Tempo.
4. Pilih Target Santri: Semua santri aktif, Per kelas, atau Santri tertentu.
5. Klik Generate.

Aman bila tidak sengaja diulang

Santri yang sudah punya tagihan dengan jenis dan periode yang sama akan dilewati, sehingga tidak ada tagihan ganda. Santri dan walimurid yang sudah mengaktifkan notifikasi mendapat pemberitahuan untuk tagihan baru.

Memeriksa transfer dari wali

Tagihan yang menunggu pemeriksaan berstatus Konfirmasi Pembayaran. Saring dengan status ini untuk melihat semuanya.

1. Klik Periksa pada tagihan.
2. Di bagian Konfirmasi Transfer Wali, klik konfirmasinya. Periksa pengirim, rekening tujuan, nominal, dan foto bukti.
3. Cocokkan dengan mutasi rekening pondok, lalu pilih salah satu:
   • Terima & Catat Pembayaran: pembayaran tercatat dan status tagihan diperbarui otomatis.
   • Tolak: wajib mengisi Alasan penolakan. Alasan ini terbaca oleh wali agar bisa mengajukan ulang.

Mencatat pembayaran tunai

1. Klik Bayar pada tagihan.
2. Periksa Nominal. Pembayaran sebagian diperbolehkan, dan statusnya menjadi Sebagian Dibayar.
3. Pilih Metode, lalu lampirkan bukti bila ada.
4. Klik Simpan Pembayaran.

Menagih lewat WhatsApp

1. Klik WhatsApp pada tagihan yang belum lunas.
2. Pilih nomor wali dan Template Pesan, misalnya Pengingat atau Lewat Jatuh Tempo. Sesuaikan pesannya bila perlu.
3. Klik Kirim via WhatsApp. WhatsApp terbuka dengan pesan siap kirim, lalu Anda menekan kirim di sana.

Gunakan saringan Lewat jatuh tempo atau Jatuh tempo ≤ 7 hari untuk mencari tagihan yang perlu ditagih.

Tombol lainnya

• Detail: rincian tagihan dan riwayat pembayaran.
• Cetak Invoice: muncul pada tagihan yang sudah lunas.
• Lihat Bukti: membuka bukti pembayaran.

Tabungan Santri

Menu: Keuangan → Tabungan Santri

Setor atau tarik tunai

1. Klik Setor / Tarik pada santri.
2. Pilih Jenis, lalu isi Nominal dan Keterangan.
3. Klik Simpan. Penarikan ditolak bila saldo tidak mencukupi.

Klik Riwayat untuk melihat semua transaksi dan saldo setelah tiap transaksi.

Memeriksa top up dari wali

Santri dengan pengajuan baru bertanda top up menunggu. Klik Periksa Top Up, periksa bukti transfernya, lalu klik Terima & Tambah Saldo atau Tolak beserta alasannya.

Buku Kas

Menu: Keuangan → Buku Kas

Buku Kas mencatat uang masuk dan keluar pondok. Buat dulu pengelompokannya di Kategori Kas.

1. Klik Tambah. Isi Nama Transaksi, misalnya "Token listrik asrama putra". Boleh dikosongkan; sistem lalu memakai nama kategorinya.
2. Pilih Uang Masuk atau Uang Keluar, lalu isi Tanggal, Kategori, dan Nominal (Rp).
3. Bila terkait anggaran, pilih Kegiatan (Rencana Anggaran) agar terhitung sebagai realisasi. Sistem memperlihatkan target, realisasi saat ini, dan peringatan bila melebihi anggaran.
4. Isi pihak terkait dan penanggung jawab, lalu Keterangan bila perlu.
5. Lampirkan foto struk atau nota, lalu klik Simpan.

Di daftar, nama transaksi tampil sebagai judul. Bila berbeda dari kategori, kategorinya tertulis kecil di bawahnya. Kotak pencarian juga mencari nama transaksi.

Hutang Piutang

Menu: Keuangan → Hutang Piutang

• Hutang: pondok berhutang kepada pihak lain.
• Piutang: pihak lain berhutang kepada pondok.

Mencatat baru: pilih tab Hutang atau Piutang, klik Tambah, lalu isi:

1. Nama, misalnya "Pinjaman renovasi asrama". Boleh dikosongkan; sistem lalu menamainya "Pinjaman dari …" (hutang) atau "Pinjaman kepada …" (piutang).
2. Pihak, nominal, tanggal, dan jatuh tempo.
3. Biarkan pilihan pencatatan ke kas dicentang bila ada uang yang berpindah. Kosongkan bila tidak ada, misalnya beli barang bayar belakangan.
4. Keterangan dan lampiran bila perlu, lalu klik Simpan.

Mencatat cicilan: klik Bayar pada barisnya, isi Catat Pembayaran, lalu klik Simpan Pembayaran. Cicilan otomatis masuk ke Buku Kas.

Pencairan dan cicilan di Buku Kas memakai nama hutang/piutangnya. Bila namanya diubah, transaksi di Buku Kas ikut berganti nama.

Transaksi Buku Kas yang berasal dari menu ini tidak bisa diubah dari Buku Kas.

Rencana Anggaran

Menu: Keuangan → Rencana Anggaran

1. Pilih tahun, lalu klik Tambah.
2. Pilih jenisnya, pemasukan atau pengeluaran, lalu isi Nama Kegiatan / Pos dan Target (Rp).
3. Pilih Sumber Realisasi:
   • Buku Kas (kategori): realisasi dihitung dari transaksi pada kategori itu yang ditandai ke kegiatan ini.
   • Tagihan santri (jenis tagihan): realisasi dihitung dari semua pembayaran jenis tagihan itu selama setahun. Hanya untuk pemasukan.
4. Klik Simpan.

Hasilnya dipantau di Realisasi Anggaran.